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谈谈地方志索引的编制
http://www.synthetic-ecm.com 2014年02月12日

  在我国首届社会主义新方志编纂的大量创新成果中,“索引”的引入是方志体例创新的重要内容。《绍兴县志》等新方志的编者,响应陈桥驿先生等学者一而再、再而三的强烈呼吁,总结了我国地方志索引编写的经验,通过艰苦卓绝的充满创造精神的努力,编出了几种详尽而实用的索引,实现了地方志编纂体例的重大突破,使地方志“非观示美,将求其实用”的主张真正落到了实处,使地方志的质量得到了进一步的提高。但是,由于方志界在方志索引的收录内容上认识还不统一,对索引编制的众多困难又存在严重的畏难情绪,使编有索引的方志在新编方志总量中仅占很小的比例,这一创新成果在续修新志中的推广也将是相当艰难的。

   本文拟对地方志普遍引入索引的必要性和在索引编制中推广应用计算机技术,以便从根本上克服索引编制的困难等问题,谈谈个人的看法,希望有助于索引在地方志中的普遍推广。

   一、地方志不能没有索引

   实践证明:索引在地方志著作中有着不可或缺的地位。

   索引对方便志书的使用有明显的作用,陈桥驿先生曾指出:“时至今日,地方志修纂中,索引已经是不可或缺的部分。有了索引,研究工作者利用地方志就不再需要‘按目逐页地找寻’。将会空前地提高志书的利用效率。”他还引用他的学生陈田耕在《地理文献检索与利用》一文中的话说:“文献之需要索引,犹如行船之需要舵”,“检索工具没有索引很快就会成为一堆废纸,甚至不成其为检索工具”。对索引在这方面的作用,似已得到大家的公认,这里就不展开来谈了。

   我想着重在这里讨论的,是索引在实现资料的无遗漏查找的同时,还能使志书资料的整体性得以真正实现,达到资料组合的多重性和多元化,同时还有助于揭示那些表面上看起来毫不相关的资料间的内在联系。

   地方志是百科全书式的地方性资料书,入志资料范围极其广泛,编纂时,我们只能按事物的大致分类来横排纵述,实现的也只能是按凡例标准来说才是自圆其说的整体性。但事物具有无限的多样性,同一事物,如从不同的角度、不同的学科来看,就会有很不相同的内涵。而从某一内涵来看,与之相关的资料,在志书中就可能分载在一些毫不相干的篇章中,按某专业的要求来看,就完全失去了整体性。例如,如果读者想了解绍兴县的建制沿革,因为这一项正是志书立项之一,书中就有完整的一编加以记述,往往有很好的整体性;但如果读者要在《绍兴县志》中了解陆游,情况就大不一样了。人们一般查《绍兴县志》的人物编,找到了“陆游传”一篇,有约近一千字的简单介绍,显然它很难满足想多一点了解陆游在绍兴情况的读者。但是,在《绍兴县志》中关于陆游的资料,其实多达万余字,有的资料很有研究价值,只是它们分散在史略、民族、镇乡、交通、城乡建设、农业、历史名产、民政、文化、卫生、体育、文物、风俗、人物传略、进士名录等16个篇章的35个小节中,另外还有6幅与陆游相关的图片。所有这些,若没有索引显然是很难找到的。这些关于陆游的资料,内容十分广泛,其中有陆游的世系和故里、家谱资料,有对他的总体评价和对某成就的具体评价,有他的文赋诗词作品选,有他的主要著作书目、有与他相关的活动遗址和轶事、传说,有他的造像和文物等等,由于它们分散在众多篇章中,行文时又根本不可能就这一角度作相互的钩联。因此,就陆游这个主题来说,根本不可能形成什么整体性。现在有了索引,在人物索引的陆游条中,列出了所有相关资料的页码,这就使它们联系到了一起,就“陆游”一题的角度看,材料就有了某种程度的整体性,体现了资料组合的多重性和多元化。

   至于索引有助于揭示资料间隐含的内在联系,事例也很多。譬如说,在一般情况下,人们很难料到贾似道与绍兴风景区兰亭会有什么瓜葛,也不会想到周总理与绍兴老酒有什么联系,至于唐代诗人贺知章与水产养殖则更是八杆子都打不着的事。但在检索《绍兴县志》人名时,我们却找到了他们之间的确确实实的关系。原来,宋时贾似道,曾将晋王献之书的曹植《洛神赋》刻以玉石,有白玉版及绿玉版二种。而绍兴兰亭的《洛神赋》十三行碑,正是按白玉版拓片翻刻的。关于绍酒与周总理则有这样一段关系:1955年公私合营后,绍酒存贮减少、销售下降。1956年,周总理批示建绍酒存贮中央仓库,并同意在国家十二年科技发展规划中列入《绍兴酒整理、总结与提高》项目,抢救了一种著名的绍兴传统产品。至于贺知章与水产养殖,县志中有这样的记载:绍兴历史上早有水产养殖传统,南宋时,“大家多凿池养鱼为业,池有数十亩者”,“旁筑亭榭临之,池中植以莲、芡、菰、蒲拒霜”,而放生池也是一种养殖池。天宝三载,贺知章辞官为道士还乡,临行时,唐玄宗赐“鉴湖一曲”,令其推广放生池,促进了放生池养殖。上述这类十分有趣的资料,如果没有索引,在查看人物资料时,是难以发现的;人物行状的血肉,正赖索引得以丰满。

   二、地方志索引编制的几个关键问题

   从陈桥驿先生的介绍中我们已经了解,我国方志界30年代曾出现过一次“索引热”。当时,燕京大学的哈佛燕京学社成立了一个“引得编纂处”,为七八种省志编纂了索引,为后人的进一步探索提供了许多经验。新编地方志的索引,到目前为止,多采用“分类索引”的方式,而且从类目较少发展到现在这样的规模,其中积累了许多的编纂经验。现联系他们的经验,谈谈地方志索引编制中几个关键性的问题。

   1、索引种类的设置

   一般学术专著的索引,大都以该专业学科的基本概念再加上相关的事件、人物、地名等作为索引的条目,这对作者和读者都顺理成章,几乎用不到再作分类的考虑;就是再分类,也仅是学科内部的区分。而地方志作品则完全不同于一般的专业资料书。一地之事,它无所不包却又所涉不深,要以专业词汇立条目,必然涉及几乎所有的学科,实在是非常困难。这样,索引种类的设置,就成了地方志索引编制最先遇到的一个棘手问题。在实践中,人们都不约而同地选择了分类索引的办法,所选的是人名、地名之类非专业门类,从而避开了编制的难点,且能自成体系,也相当实用。例如《绍兴县志·索引》,共收有《目与子目索引》、《人名索引》、《地名索引》、《引书目录》、《图照目录》、《表格目录》等六大部分,其中《人名索引》、《地名索引》两部分共232页,是最为规范、最为丰富的部分。其中人名索引有词条7885条,地名索引有词条5987条。放在索引中的三种目录,其实也是引书、图照和表格的索引。

   人名、地名索引的设置,符合地方志的记述内容,在地方志索引中应用最为广泛。一地的历史和现状的记载,地点、人物是最重要的记述要素。有了这两种索引,就实现了可检索内容的较高的覆盖率。读者的地名、人名以外的检索目的,也常常能通过地名人名的检索得以实现。

   《目与子目索引》是本届修志中最早出现的索引类别,其争议也比较大。就最初采用的几种志书来看,由于原书篇幅不大,使索引内容大部分与书前目录一致;而且在原书编撰时,又未为日后编索引预先有所考虑,诸如“机构”、“组织”“管理”、“设备”“来源”和表示年代的“历代皇朝”“民国时期”“中华人民共和国”等条目,其含义并不是该词组的字面主要意义,它们在正文的上下文中含义是明确的,是指某类事物的机构,或某类事物在某时期的情状,但单独抽出来编入索引,含义就很模糊。例如与“机构”条目相对应的正文,并不是“机构”这一概念的内涵,而是某系统的机构设置;又如与“中华人民共和国”相对应的正文,也不是对中华人民共和国的介绍,而是某事物在这个时期的情状。因此,这些志书的索引,在创新上虽功不可抹,而索引的实际作用却是有限的。《绍兴县志》由于篇幅巨大,多数子目未能列入目录,作用就比较显著。但其中“机构”等不明确条目的问题则还是存在。如果在志书编撰时就考虑到索引,将数个“机构”限定为诸如“税务机构”、“金融机构”等,或许会好一些。

   从本届地方志编索引的经验看,“目与子目索引”,由于它和目录相似,条目文字有时又不能准确反映内容,争议较大。我认为,可以考虑设一个名为“主题词索引”的大类,用主题词的形式,将志书的目与子目的内容收录在内。同时,进一步考虑将某些子目下能独立成条的内容单独设条,这样一来就可能将诸如“重大历史事件”、“单位、机构名称”等内容也容纳进去,使索引内容更为全面,类目也不致太繁复。

   2、索引条目的选定

   索引类目确定以后,就要根据志书内容确定每类索引的具体条目。这是一个非常繁琐的工作。《绍兴县志》就曾安排六名编辑人员,花整整一年时间才制作出一套索引条目卡片,最后经归纳整理,才形成了“绍兴县志人名索引”“绍兴县志地名索引”两部分的条目内容,工程十分浩大。很多地方可能正是因此望而却步,放弃了原来想编索引的打算。“索引”在地方志中未能普遍推广,这也是一个重要的原因。

   有没有办法使这种纯手工的操作得以改进呢?我建议采用计算机技术。

   用计算机为专业著作编索引是比较简单的,因为我们很容易找到与该著作相应的专业词汇表、专业人物名录和专业大事记之类的资料,再加上本著作特有的词语合成一个对照文本,然后编一个小程序,让计算机自动地将它与专著全文作对照,删去专著中未出现的词条,并按要求以音序或以笔划多少为序排列好,一个内容完整的索引条目就编好了。

   给地方志著作编索引,由于其内容牵涉面太广,情况会复杂一些。但就上述几种类目的索引来看,部分应用计算机技术还是完全可以的。

   最简单可靠的办法是在计算机上进行手工操作。例如编地名索引条目,就可在地方志定稿的电子文本上,将所有表示地名的词语打上一个标记(如加一条下划线),然后编一个小程序,让计算机自动地列出全部所选的词条,并分别统计出它们在书中出现的频率和位置,最后将它们按一定的规律排序,就可完成任务。这样一来,不仅大大加快了索引条目拟定的速度,还由于利用了原书的电子文本,省去了摘录卡片的手续,能避免由此产生的差错,可事半而功倍。这种办法,适合各类索引条目的选定,尤其是对主题词索引条目,更为适用。其中“在电子文本上打标记”的工作,操作简单,但操作者最好由志书编者担任。

   当然,有时也可采用前述专业著作索引的编制办法。比如人物索引,我们在编纂《慈溪县志》时,为了平衡入志人物的数量,除入传、入表人物经编辑部研究讨论外,曾要求各分编上报以事系人的全部人物名单。在编人物索引时,就可将入传、入表和以事系人名单合在一起,作为对照文本,再由计算机自动处理,统计出全书人物名单和出现频率、位置,经排序处理就可编成人物索引条目。再如地名索引,则可将全国县以上地名,本地建制村名以上的地名,以及有特殊意义的非标准地名,再加上上述地名的别名、古名等,整理成一个对照文件,再由计算机进行处理,大致也能完成任务。有的地方已编有地名志,就可以地名志词条和县以上全国地名合成一个对照文本,工作就会更方便。当然,对照文本往往会有疏漏,例如地名中的外国地名。因此,最好的办法还是上述的“在电子文本上打标记”的办法。

    在选定索引条目时,还有一个同一事物不同表述的问题。在人名中有名、字、号、别名、笔名等,在地名中有古名、今名、俗称等,甚至在主题词中也有类似的情况。如“中国共产党”,有写成“中共”的,有仅称“共产党”的,在引文中还会有“我党”、“共党”等,使手工编选时相当繁复。而如果用计算机来处理就会变得相当简单,只要在我们做标记时打上记号,或者在整理对照文本时将它们列入,就会毫无例外地将它们选中并统计出来。

   3、各词条所在页码的确定

   上述索引类目及其包含条目的确定,往往据书稿定稿本进行,到书稿排成印刷小样,各条目所在位置的页码,就与卡片上注明的定稿本的页码完全不同,需要从新按印刷版小样确定。这个工作会消耗大量精力,也容易遗漏或出错。应在计算机辅助下来完成。

   根据我们的实践经验,用计算机自动检索并排定各词条的检索页码,并辅以人工机上检测,既能做到无任何遗漏,还可保证其准确无误。在人工上机检测时有时还能发现文稿中一些不易发现的差错,易于某些硬伤的消除。当然,计算机自动监测,也还是有一些无法解决的问题,要注意如下几个方面:

   首先,全部工作应在完成终校并已排成书版的电子文本上进行,如果文本还存在某些差错,或者页码尚未完全确定,就可能发生词条漏检和页码错乱的情况。

   第二、一些有多种不同称谓或不同表示方式的条目,应将他们全部列出来作为检索内容。最后才将它们合并在一起,并选其中常用的列为条目,将其它不同称谓作为条目的注解列入。

   第三、克服误检。计算机在进行自动检索时,会扩大检录的范围,比如检索人名时,会将以该人名命名的地名、单位名检索出来,如果该人名同时还是一个普通词汇,还会把用了这个词的文句列出来。再如地名“会稽”,检索时会把含有“会稽”二字的职官名、年号名、著作名等全列了出来,地名仅是其中的一小部分。因此,对计算机自动检索出来的页码,还要在机上进行人工鉴定。不过,由于在机上作业,鼠标一按就可跳转到相关的书页,且标明了词条所在的位置,逐一审定并不困难。与全手工排查相比,要方便得多。

   第四,关于索引本身的的检索工具。

   本来,索引条目的排列遵循一定的规律,以利于检索。如《绍兴县志》的几种索引,就按条目首字笔划自少到多排列,首字相同的则按该字第一笔的“横、竖、撇、点、折”等次序排列,检索起来就很方便。

   但是,考虑到读者的不同习惯和需要,特别是考虑到那些比较完整、内容非常庞大的索引,则有必要另外设计索引工具。比如原以笔划排列的索引,可以考虑附一个首字音序检索表。而对入录条目有较大的主观随意性的索引类目,例如《目与子目索引》、《主题词索引》等,为节省查检的时间,也要另外提供一种检索条目的工具。《绍兴县志》的《目与子目索引》前,就编了一个《首字检索》供查检。由于该志这部分内容不是很大,其作用还不是太明显,如果用在内容较庞大的《主题词索引》上,将是很有益的。

   利用计算机技术编撰地方志索引,在本届修志中已有探索性尝试。北京东城区志的编者,曾约请有关计算机专家编成一个软件,用于自动编撰志书的索引。我曾有机会接触到这个软件,觉得其设计思路比较适合于一般专著的应用。本人直接参与的是《绍兴县志·索引》的编撰。我们是在已手工制作了索引条目卡片的基础上介入工作的。由于条目的选定,不是“在电子文本上加标志”的方式进行的,因此我们的工作从录入卡片条目开始。接着由计算机对条目进行整理、排序(按笔划多少)。在提交编者审定后,再在电子排版小样文件上统计出各条目出现的次数和位置;其后又将电子文本装到编辑部的计算机上,利用计算机能快速定位的优点,和志书编者一起逐条进行人工快速查验,删除误植的页码,最终形成各类索引的文本,交付出版。在工作中,引入了诸如“中文全文检索系统”、“不同格式文本文件的转换工具”、“WENDOWS下宏录制工具”等等,现成的计算机手段,同时也根据需要,临时制作了数种小软件,工作相当顺利。工作效率之高,为大家普遍肯定。我想,如果能将行之有效的各类现存工具和自行开发的小程序,集成为一个专业的“地方志索引编制软件”,供各地方志编撰部门使用,一定会受到大家的欢迎,地方志索引的推广,也就有可能真正有实质性的发展。希望我的梦想能成为现实。

  在我国首届社会主义新方志编纂的大量创新成果中,“索引”的引入是方志体例创新的重要内容。《绍兴县志》等新方志的编者,响应陈桥驿先生等学者一而再、再而三的强烈呼吁,总结了我国地方志索引编写的经验,通过艰苦卓绝的充满创造精神的努力,编出了几种详尽而实用的索引,实现了地方志编纂体例的重大突破,使地方志“非观示美,将求其实用”的主张真正落到了实处,使地方志的质量得到了进一步的提高。但是,由于方志界在方志索引的收录内容上认识还不统一,对索引编制的众多困难又存在严重的畏难情绪,使编有索引的方志在新编方志总量中仅占很小的比例,这一创新成果在续修新志中的推广也将是相当艰难的。

   本文拟对地方志普遍引入索引的必要性和在索引编制中推广应用计算机技术,以便从根本上克服索引编制的困难等问题,谈谈个人的看法,希望有助于索引在地方志中的普遍推广。

   一、地方志不能没有索引

   实践证明:索引在地方志著作中有着不可或缺的地位。

   索引对方便志书的使用有明显的作用,陈桥驿先生曾指出:“时至今日,地方志修纂中,索引已经是不可或缺的部分。有了索引,研究工作者利用地方志就不再需要‘按目逐页地找寻’。将会空前地提高志书的利用效率。”他还引用他的学生陈田耕在《地理文献检索与利用》一文中的话说:“文献之需要索引,犹如行船之需要舵”,“检索工具没有索引很快就会成为一堆废纸,甚至不成其为检索工具”。对索引在这方面的作用,似已得到大家的公认,这里就不展开来谈了。

   我想着重在这里讨论的,是索引在实现资料的无遗漏查找的同时,还能使志书资料的整体性得以真正实现,达到资料组合的多重性和多元化,同时还有助于揭示那些表面上看起来毫不相关的资料间的内在联系。

   地方志是百科全书式的地方性资料书,入志资料范围极其广泛,编纂时,我们只能按事物的大致分类来横排纵述,实现的也只能是按凡例标准来说才是自圆其说的整体性。但事物具有无限的多样性,同一事物,如从不同的角度、不同的学科来看,就会有很不相同的内涵。而从某一内涵来看,与之相关的资料,在志书中就可能分载在一些毫不相干的篇章中,按某专业的要求来看,就完全失去了整体性。例如,如果读者想了解绍兴县的建制沿革,因为这一项正是志书立项之一,书中就有完整的一编加以记述,往往有很好的整体性;但如果读者要在《绍兴县志》中了解陆游,情况就大不一样了。人们一般查《绍兴县志》的人物编,找到了“陆游传”一篇,有约近一千字的简单介绍,显然它很难满足想多一点了解陆游在绍兴情况的读者。但是,在《绍兴县志》中关于陆游的资料,其实多达万余字,有的资料很有研究价值,只是它们分散在史略、民族、镇乡、交通、城乡建设、农业、历史名产、民政、文化、卫生、体育、文物、风俗、人物传略、进士名录等16个篇章的35个小节中,另外还有6幅与陆游相关的图片。所有这些,若没有索引显然是很难找到的。这些关于陆游的资料,内容十分广泛,其中有陆游的世系和故里、家谱资料,有对他的总体评价和对某成就的具体评价,有他的文赋诗词作品选,有他的主要著作书目、有与他相关的活动遗址和轶事、传说,有他的造像和文物等等,由于它们分散在众多篇章中,行文时又根本不可能就这一角度作相互的钩联。因此,就陆游这个主题来说,根本不可能形成什么整体性。现在有了索引,在人物索引的陆游条中,列出了所有相关资料的页码,这就使它们联系到了一起,就“陆游”一题的角度看,材料就有了某种程度的整体性,体现了资料组合的多重性和多元化。

   至于索引有助于揭示资料间隐含的内在联系,事例也很多。譬如说,在一般情况下,人们很难料到贾似道与绍兴风景区兰亭会有什么瓜葛,也不会想到周总理与绍兴老酒有什么联系,至于唐代诗人贺知章与水产养殖则更是八杆子都打不着的事。但在检索《绍兴县志》人名时,我们却找到了他们之间的确确实实的关系。原来,宋时贾似道,曾将晋王献之书的曹植《洛神赋》刻以玉石,有白玉版及绿玉版二种。而绍兴兰亭的《洛神赋》十三行碑,正是按白玉版拓片翻刻的。关于绍酒与周总理则有这样一段关系:1955年公私合营后,绍酒存贮减少、销售下降。1956年,周总理批示建绍酒存贮中央仓库,并同意在国家十二年科技发展规划中列入《绍兴酒整理、总结与提高》项目,抢救了一种著名的绍兴传统产品。至于贺知章与水产养殖,县志中有这样的记载:绍兴历史上早有水产养殖传统,南宋时,“大家多凿池养鱼为业,池有数十亩者”,“旁筑亭榭临之,池中植以莲、芡、菰、蒲拒霜”,而放生池也是一种养殖池。天宝三载,贺知章辞官为道士还乡,临行时,唐玄宗赐“鉴湖一曲”,令其推广放生池,促进了放生池养殖。上述这类十分有趣的资料,如果没有索引,在查看人物资料时,是难以发现的;人物行状的血肉,正赖索引得以丰满。

   二、地方志索引编制的几个关键问题

   从陈桥驿先生的介绍中我们已经了解,我国方志界30年代曾出现过一次“索引热”。当时,燕京大学的哈佛燕京学社成立了一个“引得编纂处”,为七八种省志编纂了索引,为后人的进一步探索提供了许多经验。新编地方志的索引,到目前为止,多采用“分类索引”的方式,而且从类目较少发展到现在这样的规模,其中积累了许多的编纂经验。现联系他们的经验,谈谈地方志索引编制中几个关键性的问题。

   1、索引种类的设置

   一般学术专著的索引,大都以该专业学科的基本概念再加上相关的事件、人物、地名等作为索引的条目,这对作者和读者都顺理成章,几乎用不到再作分类的考虑;就是再分类,也仅是学科内部的区分。而地方志作品则完全不同于一般的专业资料书。一地之事,它无所不包却又所涉不深,要以专业词汇立条目,必然涉及几乎所有的学科,实在是非常困难。这样,索引种类的设置,就成了地方志索引编制最先遇到的一个棘手问题。在实践中,人们都不约而同地选择了分类索引的办法,所选的是人名、地名之类非专业门类,从而避开了编制的难点,且能自成体系,也相当实用。例如《绍兴县志·索引》,共收有《目与子目索引》、《人名索引》、《地名索引》、《引书目录》、《图照目录》、《表格目录》等六大部分,其中《人名索引》、《地名索引》两部分共232页,是最为规范、最为丰富的部分。其中人名索引有词条7885条,地名索引有词条5987条。放在索引中的三种目录,其实也是引书、图照和表格的索引。

   人名、地名索引的设置,符合地方志的记述内容,在地方志索引中应用最为广泛。一地的历史和现状的记载,地点、人物是最重要的记述要素。有了这两种索引,就实现了可检索内容的较高的覆盖率。读者的地名、人名以外的检索目的,也常常能通过地名人名的检索得以实现。

   《目与子目索引》是本届修志中最早出现的索引类别,其争议也比较大。就最初采用的几种志书来看,由于原书篇幅不大,使索引内容大部分与书前目录一致;而且在原书编撰时,又未为日后编索引预先有所考虑,诸如“机构”、“组织”“管理”、“设备”“来源”和表示年代的“历代皇朝”“民国时期”“中华人民共和国”等条目,其含义并不是该词组的字面主要意义,它们在正文的上下文中含义是明确的,是指某类事物的机构,或某类事物在某时期的情状,但单独抽出来编入索引,含义就很模糊。例如与“机构”条目相对应的正文,并不是“机构”这一概念的内涵,而是某系统的机构设置;又如与“中华人民共和国”相对应的正文,也不是对中华人民共和国的介绍,而是某事物在这个时期的情状。因此,这些志书的索引,在创新上虽功不可抹,而索引的实际作用却是有限的。《绍兴县志》由于篇幅巨大,多数子目未能列入目录,作用就比较显著。但其中“机构”等不明确条目的问题则还是存在。如果在志书编撰时就考虑到索引,将数个“机构”限定为诸如“税务机构”、“金融机构”等,或许会好一些。

   从本届地方志编索引的经验看,“目与子目索引”,由于它和目录相似,条目文字有时又不能准确反映内容,争议较大。我认为,可以考虑设一个名为“主题词索引”的大类,用主题词的形式,将志书的目与子目的内容收录在内。同时,进一步考虑将某些子目下能独立成条的内容单独设条,这样一来就可能将诸如“重大历史事件”、“单位、机构名称”等内容也容纳进去,使索引内容更为全面,类目也不致太繁复。

   2、索引条目的选定

   索引类目确定以后,就要根据志书内容确定每类索引的具体条目。这是一个非常繁琐的工作。《绍兴县志》就曾安排六名编辑人员,花整整一年时间才制作出一套索引条目卡片,最后经归纳整理,才形成了“绍兴县志人名索引”“绍兴县志地名索引”两部分的条目内容,工程十分浩大。很多地方可能正是因此望而却步,放弃了原来想编索引的打算。“索引”在地方志中未能普遍推广,这也是一个重要的原因。

   有没有办法使这种纯手工的操作得以改进呢?我建议采用计算机技术。

   用计算机为专业著作编索引是比较简单的,因为我们很容易找到与该著作相应的专业词汇表、专业人物名录和专业大事记之类的资料,再加上本著作特有的词语合成一个对照文本,然后编一个小程序,让计算机自动地将它与专著全文作对照,删去专著中未出现的词条,并按要求以音序或以笔划多少为序排列好,一个内容完整的索引条目就编好了。

   给地方志著作编索引,由于其内容牵涉面太广,情况会复杂一些。但就上述几种类目的索引来看,部分应用计算机技术还是完全可以的。

   最简单可靠的办法是在计算机上进行手工操作。例如编地名索引条目,就可在地方志定稿的电子文本上,将所有表示地名的词语打上一个标记(如加一条下划线),然后编一个小程序,让计算机自动地列出全部所选的词条,并分别统计出它们在书中出现的频率和位置,最后将它们按一定的规律排序,就可完成任务。这样一来,不仅大大加快了索引条目拟定的速度,还由于利用了原书的电子文本,省去了摘录卡片的手续,能避免由此产生的差错,可事半而功倍。这种办法,适合各类索引条目的选定,尤其是对主题词索引条目,更为适用。其中“在电子文本上打标记”的工作,操作简单,但操作者最好由志书编者担任。

   当然,有时也可采用前述专业著作索引的编制办法。比如人物索引,我们在编纂《慈溪县志》时,为了平衡入志人物的数量,除入传、入表人物经编辑部研究讨论外,曾要求各分编上报以事系人的全部人物名单。在编人物索引时,就可将入传、入表和以事系人名单合在一起,作为对照文本,再由计算机自动处理,统计出全书人物名单和出现频率、位置,经排序处理就可编成人物索引条目。再如地名索引,则可将全国县以上地名,本地建制村名以上的地名,以及有特殊意义的非标准地名,再加上上述地名的别名、古名等,整理成一个对照文件,再由计算机进行处理,大致也能完成任务。有的地方已编有地名志,就可以地名志词条和县以上全国地名合成一个对照文本,工作就会更方便。当然,对照文本往往会有疏漏,例如地名中的外国地名。因此,最好的办法还是上述的“在电子文本上打标记”的办法。

    在选定索引条目时,还有一个同一事物不同表述的问题。在人名中有名、字、号、别名、笔名等,在地名中有古名、今名、俗称等,甚至在主题词中也有类似的情况。如“中国共产党”,有写成“中共”的,有仅称“共产党”的,在引文中还会有“我党”、“共党”等,使手工编选时相当繁复。而如果用计算机来处理就会变得相当简单,只要在我们做标记时打上记号,或者在整理对照文本时将它们列入,就会毫无例外地将它们选中并统计出来。

   3、各词条所在页码的确定

   上述索引类目及其包含条目的确定,往往据书稿定稿本进行,到书稿排成印刷小样,各条目所在位置的页码,就与卡片上注明的定稿本的页码完全不同,需要从新按印刷版小样确定。这个工作会消耗大量精力,也容易遗漏或出错。应在计算机辅助下来完成。

   根据我们的实践经验,用计算机自动检索并排定各词条的检索页码,并辅以人工机上检测,既能做到无任何遗漏,还可保证其准确无误。在人工上机检测时有时还能发现文稿中一些不易发现的差错,易于某些硬伤的消除。当然,计算机自动监测,也还是有一些无法解决的问题,要注意如下几个方面:

   首先,全部工作应在完成终校并已排成书版的电子文本上进行,如果文本还存在某些差错,或者页码尚未完全确定,就可能发生词条漏检和页码错乱的情况。

   第二、一些有多种不同称谓或不同表示方式的条目,应将他们全部列出来作为检索内容。最后才将它们合并在一起,并选其中常用的列为条目,将其它不同称谓作为条目的注解列入。

   第三、克服误检。计算机在进行自动检索时,会扩大检录的范围,比如检索人名时,会将以该人名命名的地名、单位名检索出来,如果该人名同时还是一个普通词汇,还会把用了这个词的文句列出来。再如地名“会稽”,检索时会把含有“会稽”二字的职官名、年号名、著作名等全列了出来,地名仅是其中的一小部分。因此,对计算机自动检索出来的页码,还要在机上进行人工鉴定。不过,由于在机上作业,鼠标一按就可跳转到相关的书页,且标明了词条所在的位置,逐一审定并不困难。与全手工排查相比,要方便得多。

   第四,关于索引本身的的检索工具。

   本来,索引条目的排列遵循一定的规律,以利于检索。如《绍兴县志》的几种索引,就按条目首字笔划自少到多排列,首字相同的则按该字第一笔的“横、竖、撇、点、折”等次序排列,检索起来就很方便。

   但是,考虑到读者的不同习惯和需要,特别是考虑到那些比较完整、内容非常庞大的索引,则有必要另外设计索引工具。比如原以笔划排列的索引,可以考虑附一个首字音序检索表。而对入录条目有较大的主观随意性的索引类目,例如《目与子目索引》、《主题词索引》等,为节省查检的时间,也要另外提供一种检索条目的工具。《绍兴县志》的《目与子目索引》前,就编了一个《首字检索》供查检。由于该志这部分内容不是很大,其作用还不是太明显,如果用在内容较庞大的《主题词索引》上,将是很有益的。

   利用计算机技术编撰地方志索引,在本届修志中已有探索性尝试。北京东城区志的编者,曾约请有关计算机专家编成一个软件,用于自动编撰志书的索引。我曾有机会接触到这个软件,觉得其设计思路比较适合于一般专著的应用。本人直接参与的是《绍兴县志·索引》的编撰。我们是在已手工制作了索引条目卡片的基础上介入工作的。由于条目的选定,不是“在电子文本上加标志”的方式进行的,因此我们的工作从录入卡片条目开始。接着由计算机对条目进行整理、排序(按笔划多少)。在提交编者审定后,再在电子排版小样文件上统计出各条目出现的次数和位置;其后又将电子文本装到编辑部的计算机上,利用计算机能快速定位的优点,和志书编者一起逐条进行人工快速查验,删除误植的页码,最终形成各类索引的文本,交付出版。在工作中,引入了诸如“中文全文检索系统”、“不同格式文本文件的转换工具”、“WENDOWS下宏录制工具”等等,现成的计算机手段,同时也根据需要,临时制作了数种小软件,工作相当顺利。工作效率之高,为大家普遍肯定。我想,如果能将行之有效的各类现存工具和自行开发的小程序,集成为一个专业的“地方志索引编制软件”,供各地方志编撰部门使用,一定会受到大家的欢迎,地方志索引的推广,也就有可能真正有实质性的发展。希望我的梦想能成为现实。



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